第一条 为进一步加强和规范我校毕业生档案的管理，保证毕业生档案管理工作有序进行，结合我校实际情况，制定本办法。

第二条 毕业生档案的内容：

1.学生招生登记表。

2.高等学校毕业生登记表。

3.学士学位审批表。学生修完规定学分，经校学位评审委员会批准，获得专业学士学位。

4.全国普通高等学校本专科毕业生《就业通知书》。除专升本、录取研究生、出国深造的毕业生外，其他毕业生《就业通知书》一律归入本人档案，作为身份变化的依据。

5.湖南城市学院学生入学登记表、综合测评表、体检表。

6.成绩单。由教务部门核准的学生在校学习成绩单，加盖教务处公章。

7.团员组织关系及申请表。

8.奖励材料。在校期间获得各种竞赛奖励、奖学金、助学金等材料。

9.处分材料。在校期间因违纪行为而受到的处分。

第三条  学生毕业离校后，毕业生档案材料由学生处负责按毕业生档案内容的要求进行整理，检查完整无误后统一移交学校档案馆毕业生档案室。由毕业生档案室统一保管并根据学生就业或升学去向，以机要或邮政特快的方式，统一寄发已派遣和升学的毕业生档案。原则上，毕业生档案不得交由本人自带和自己保管。

第四条  学校档案馆毕业生档案室负责按学院分类留存未派遣毕业生档案的保管。

第五条  学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函通知辅导员进行调阅。如档案需要提前转出调阅，需由辅导员将学生档案转交学生处备案后，以机要方式转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。

第六条  应届毕业生调档

1.凡是选择就业或档案回生源地的应届毕业生，离校前如果在招生就业处已办了就业报到证并提供了准确、详细的档案邮寄地址、档案接收人或接收部门，并有联系电话的，档案馆会于每年7月中下旬，按提供信息准时邮寄毕业生档案。毕业生可于8月上旬到接收单位核实档案接收情况。

2.考取研究生的应届毕业生，在调档函上注明档案接收单位的接收人或部门的联系电话、本人院系、班级、学号、联系电话交院系学生辅导员，统一上交档案馆，档案馆于每年7月中下旬或8月下旬，按提供信息准时邮寄档案。毕业生开学后到接收单位核实档案接收情况。

3.其他应届毕业生调档，须落实档案接收单位后，办理好调档函，并在调档函上注明档案接收单位的接收人或部门的联系电话、本人的班级、学号、专业、联系电话连同本人身份证复印件一起寄往学校档案馆或原件扫描后发档案馆工作人员邮箱，审查通过后，一周内邮寄档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况。

第七条  往届毕业生调档

1.档案馆负责2008年至今未调走的毕业生档案办理，2003-2007年毕业生档案只能查询档案去向。

2.调档程序：如果本人办理，只需带报到证或调档函和身份证；如果委托他人办理，除需带调档函外，还需有委托人的委托书、身份证复印件，被委托人带身份证原件；如果远程办理，需在调档函上注明本人的班级、学号、专业、联系电话连同本人身份证原件一起扫描后发档案馆工作人员邮箱，审查通过后，一周内邮寄档案。毕业生只须到接收单位核实档案接收情况。

第八条  任何单位如需查阅毕业生档案，必须开具相关介绍信，严格履行登记手续。毕业生档案原则上不得外借，特殊情形需要外借的，需由毕业生所在学院出示书面申请，由学工副书记签字审批，并加盖学院党委公章。借阅人必须限期归还，且严禁擅自转借他人。

第九条 本办法由湖南城市学院档案馆制定并负责解释。

 

    湖南城市学院办公室

    2016年4月11日