第一条  为了正确界定我校党群、行政和外事类文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本校主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据原国家教委1993年颁布的《高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范》和国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我校的实际情况，特制订本规定。

    第二条  本规定中的文件材料是指我校党群、行政和外事部门在工作活动过程中形成的不同门类和载体的历史记录。

    第三条  本校文件材料归档范围是：

    （一）反映本校主要职能活动和基本历史面貌的，对本校工作、发展国家教育事业和历史研究具有利用价值的文件材料；

    （二）本校党群、行政和外事工作活动中形成的在维护国家、学校和师生员工权益等方面具有凭证价值的文件材料；

    （三）本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门（单位）报送的重要文件材料；

    （四）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

    第四条  本校文件材料不归档范围是：

    （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校师生员工的文件材料，供工作参考的抄件等；

    （二）本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，学校内部互相抄送的文件材料，本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

    （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

    （四）下级部门（单位）的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

    第五条  凡属本校归档范围的文书材料，必须按有关规定向学校档案馆移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

    第六条  本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

    第七条  永久保管的文书档案主要包括：

    (一)本校制订的规划性、决策性文件材料；

    (二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

    (三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料；

    (四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

    (五)本校机构演变、人事任免等文件材料；

    (六)本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

    (七)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料；

    (八)同级机关、下级部门（单位）关于重要业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。

（九）校属各单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

    第八条  定期保管的文书档案主要包括：

    （一）本校职能活动中形成的一般性业务文件材料；

    （二）本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

    （三）本校人事管理工作形成的一般性文件材料；

    （四）本校一般性事务管理文件材料；

    （五）本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

    （六）上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；

    （七）上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料；

    （八）同级机关、下级部门（单位）关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料。

    第九条  学校对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

    本校应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

    第十条  本校与其他单位联合召开会议、联合行文所形成的文件材料以本校为主的，原件由本校归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副本归档。

    第十一条  本规定自颁布之日起施行。

 

 

 

 

附件：1、《湖南城市学院党群类档案保管期限表》；

2、《湖南城市学院行政类档案保管期限表》；

3、《湖南城市学院外事类档案保管期限表》。 

 

 

 

湖 南 城 市 学 院

二○一一年二月二十一日