一、归档范围的确定
(一)确定的原则
1、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程。保证完整、准确、系统。
3、归档的基建文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，与实物完全一致并具有成套性。
(二)归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理、竣工文件等九个方面。
2、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
(三)不归档的文件材料
1、上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；
2、正式施工前的草图，未定型图纸；
3、重份文件和重份图纸；
4、无查考利用价值的临时性、事务性文件；
二、基建文件材料的部门立卷和归档流程
(一)形成积累
1、学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
2、基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
3、基建项目实行总承包给外单位的，由各承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
4、基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
5、学校档案部门应随时了解大型基建项目的工程进度，督促、指导专(兼)职档案员及技术人员做好基建文件材料的积累工作。
6、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。
7、学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，案卷题名要与它所反映的内容一致，能揭示其性质与特征。
8、使用基建文件过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
9、归档的基建档案文件材料格式要统一、字迹工整、图像清晰。
10、归档的底图格式须按国家制图标准绘制完成。
11、归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
12、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
13、凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其他文件材料一般归档一份。
14、学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
(二)整理组卷
1、基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，基建部门的(专)兼职档案员组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
2、根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
3、文件材料的排列：正件在前，附件在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)
4、拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。
5、基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
6、无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
7、填写卷内目录和备考表。卷内目录一式两份，一份和本卷档案一起归档，一份交档案馆接收人签字后存基建部门。
8、由基建部门会同档案部门，确定保管期限。
9、草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。
(三)归档验收
1、基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。
2、学校基建部门应从基建投资中扣留5%，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
3、填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份。
