第一章 总 则
第一条 为做好我校电子文件的归档管理，根据《高等学校档案管理办法》和国家档案局《电子公文归档管理办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子文件，是指我校及各部门在学校管理、教学、科研等活动中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘、磁盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的公文、声像、著述等电子数据。
第三条 我校电子文件的归档，由学校档案馆统一管理。学校档案馆负责对各部门电子文件的收集、鉴定、归档进行指导，负责归档后的管理和提供利用服务。
第四条 各部门分工1名领导负责本部门电子文件的归档工作，确定1名工作人员负责本部门电子文件的收集、整理、鉴定和归档工作。
第二章 电子文件归档范围
第五条 学校及各部门在管理、教学、科研等活动中形成的，按照《湖南城市学院档案管理办法》及学校关于党政、教学、科研、基建、财会、人事等档案管理办法应归档的公文（包括文字文件、表格文件）、图纸等的电子稿，按纸质公文归档时间要求，与纸质公文同时归档，并使两者建立相互联系。以学校党委、行政名义行文的所有文件的电子稿，由学校党委办公室和学校办公室负责归档。学报、校报、年鉴、文件汇编等电子稿，由编辑部门负责，与印刷品同时归档。校外重要网站有关我校的宣传报道，由党委宣传部负责收集、整理和归档。以学校名义制作的展览和宣传画册的电子稿，由承办部门归档。
第六条 学校及各部门在管理、教学、科研等活动中形成的电子照片，选择具有重要保存价值的加洗后，电子照片与纸质照片同时归档。
第七条 学校及各部门在管理、教学、科研等活动中形成的具有重要保存价值的声像材料，在次年6月底前归档，反映国家领导人来校和反映学校非常重大活动的声像材料，事后1个月内归档。
第八条 教师出版的著作、教材的电子稿，连同出版物，由教师所在学院收集、归档。列入学校科研项目的，按科技档案管理办法执行。
第九条 国家、省、校级精品课程的课件，由教务处收集、检查、整理，移交档案馆归档。
第十条 网络中心、党办校办、图书馆、教务处、计财处、组织部、人事处、学生处、科技处、国资处、宣传部、基建处、招生就业处等部门网站重要电子文件，由本部门鉴定、整理、归档。
第三章 电子文件归档要求
第十一条 电子文件归档前，归档部门应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核操作记录等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十二条 电子材料归档时，应将电子文件的机读目录、相关软件一并归档，并附说明文件，对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。如电子文件进行了技术加密，归档部门应将加密方法和相关软件一并归档。
第十三条 电子文件采用光盘、磁盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。
第十四条 电子文件归档时，由档案馆与归档部门对电子材料的载体和技术环境进行检查，检验载体是否清洁、有无划痕、有无病毒等；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性；检查及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全，对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的，退回归档部门进行改正；符合归档要求的，办理交接手续。
第十五条 电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第十六条 电子文件的保管期限，按照上级和学校规定的纸质公文的保管期限确定。需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第十七条 电子文件的归档时间，与纸质文件归档的时间要求相同，于次年6月底前归档，学生学籍电子文件于当年10月底前归档。
第四章 电子档案的管理和利用
第十八条 学校配备专门设备、设施存放电子档案载体，配备专人按照有关技术要求管理电子文件档案。
第十九条 归档的电子档案应一式三套，一套封存，一套查阅利用，一套异处保存。封存的电子载体不外借。
第二十条 电子档案的利用管理与纸质档案的利用相同。保密的电子档案的管理、利用与保密的纸质档案的管理、利用相同。
第二十一条 电子档案的销毁，按相同纸质档案销毁的规定执行。
第二十二条 任何人不得篡改电子档案的内容，不得损坏、破坏电子文件载体，违者，按学校有关规定严肃处理，违反国家法律的，移交司法部门处理。
第五章 附 则
第二十三条 随着学校校园信息化建设的推进和有关条件的改善，适时对相关事宜进行调整。
第二十四条 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十五条 本办法从发文之日起执行
湖南城市学院
二〇一〇年三月十日
