根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，为丰富学校档案资源，加强实物类档案（以下简称实物档案）工作，充分发挥实物档案在学校教学、科研、管理中的作用，确保实物档案的完整、齐全，根据实物档案的特殊性，结合我校实际，制定本规范。

一、总则

（一）本规范所称的实物档案，是指学校的各类组织和机构在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成或获得的，真实记录学校历史面貌，对学校和社会具有珍藏、利用价值的各种实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、名人字画、物品等。

（二）实物档案的记录反映形式、保管条件和利用方式与纸质载体不同，必须遵循实物档案的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

（三）实物档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开放和利用。

（四）实物档案工作必须纳入各单位的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行收集和建档工作同步管理。

（五）实物档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以特殊保证。

（六）实物档案的管理级别由档案馆根据上级业务管理规范确定，实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

（七）实物档案实行单位立卷归档制度，由学校各单位负责归档，统一移交档案馆。

二、归档范围

（一）确定的原则

1．所有归档实物必须是学校各项活动中形成的，或是对外公务交流活动中形成的有保存价值的实物。

2．所归档的实物要保证完整、准确、系统。

3．所归档的实物必须遵循其自然形成规律，保持不同实物档案之间的自然联系和成套性。

4．实物档案的保管期限定为永久。

（二）归档的主要内容和重点

1．学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上），编号时数字代码01。

2．中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画，编号时数字代码02。

3．历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章，编号时数字代码03。

4．在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等，编号时数字代码04。

5．中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等），编号时数字代码05。

6．学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品，编号时数字代码06。

7．反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品），编号时数字代码07。

8．其他有保存价值的实物材料，编号时数字代码08。

（三）不归档的材料

1．不能反映本校工作、活动的，无收藏价值的实物档案。

2．专业用品、设备器材以及具有科研价值的礼品。

3．食品类、动植物类等不宜长期保管的实物。

三、立卷与归档流程

（一）形成积累

1．学校各院、部、处、馆、中心等单位均为立卷单位，分工立卷归档。

2．各立卷单位的档案人员，应根据湖南城市学院实物档案归档范围，定期做好各项材料的收集和征集工作。

3．各立卷单位接受档案馆的业务指导，对收集、征集来的实物进行整理、立卷、归档。

（二） 整理组卷

1．实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

2．奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3．字画和纪念品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份，同时进行电子目录归档并上传实物档案照片。

（三）归档验收

1．归档时交接双方应办理交接签字手续，填写《实物档案归档信息表》（附件1），做到一物一表。

2．移交档案时交接双方必须当面检查验收。

3．移交时，应填写移交目录；移交目录一式两份，交接双方各执一份备查。

四、管理

（一）分类编号

1．根据实物档案形成的特点，编制档号。

2．实物档案档号=实物类别+案卷号

（二）编目

1．制作档号标签。在标签上填写每个实物的档号，分别对应贴在实物档案的醒目位置。

2．编写实物档案目录，按档案归档时间先后顺序，以案卷为对象填写。

3．登记实物档案总目录。

五、利用

（一）档案馆要充分发挥实物档案的作用，开辟专门的实物档案展室，有效开展利用工作并应对实物档案实施数字化处理，提供网上利用。

（二）实物档案入库后，不得赠送、调拨、交换、出售。

（三）凡移交实物档案的单位，在庆祝、纪念、展览或科研等活动中，可以利用本单位已移交进馆的实物档案并享有优先使用权。除移交单位、档案馆以外的单位使用实物档案照片和文字资料的，须经移交单位和档案馆负责人审批。

（四）利用实物档案原则上只能使用照片或复制件，一般不得外借。如遇特殊情况确需使用实物档案原件，应写明利用目的，填写《实物档案借用审批表》（附件2），经移交单位及档案馆负责人审批后，方能办理借用手续，并填写《实物档案借用登记表》（附件3）。

（五）借展单位必须确保实物档案的安全并按期归还。归还实物档案时，管理人员应对归还的实物档案仔细检查，检查无误后方可签字收回并立即入库。如发现问题应及时报告档案馆负责人，进行补救并追究责任。

六、实物档案工作人员岗位职责

（一）认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，制订和完善实物档案工作的各项管理制度。

（二）负责实物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定等工作。

（三）积极做好建立实物档案工作的宣传工作。

（四）按照《湖南农业大学实物类档案工作规范》，认真做好实物档案的组卷和归档工作。

七、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于实物档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。