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湖南城市学院实物类档案工作规范
2014-05-13 09:51  

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章,为丰富学校档案资源,加强实物类档案(以下简称实物档案)工作,充分发挥实物档案在学校教学、科研、管理中的作用,确保实物档案的完整、齐全,根据实物档案的特殊性,结合我校实际,制定本规范。

一、总则

(一)本规范所称的实物档案,是指学校的各类组织和机构在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中形成或获得的,真实记录学校历史面貌,对学校和社会具有珍藏、利用价值的各种实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、名人字画、物品等。

(二)实物档案的记录反映形式、保管条件和利用方式与纸质载体不同,必须遵循实物档案的特点和规律,进行特殊整理和特殊管理。

(三)实物档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,便于开放和利用。

(四)实物档案工作必须纳入各单位的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行收集和建档工作同步管理。

(五)实物档案工作应列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以特殊保证。

(六)实物档案的管理级别由档案馆根据上级业务管理规范确定,实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。

(七)实物档案实行单位立卷归档制度,由学校各单位负责归档,统一移交档案馆。

二、归档范围

(一)确定的原则

1.所有归档实物必须是学校各项活动中形成的,或是对外公务交流活动中形成的有保存价值的实物。

2.所归档的实物要保证完整、准确、系统。

3.所归档的实物必须遵循其自然形成规律,保持不同实物档案之间的自然联系和成套性。

4.实物档案的保管期限定为永久。

(二)归档的主要内容和重点

1.学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动(包括文艺、体育各种比赛)中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书(省/市、部级及以上),编号时数字代码01。

2.中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画,编号时数字代码02。

3.历任书记、校长在工作中使用过,有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章,编号时数字代码03。

4.在国际交往中,国际友人赠送的纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等,编号时数字代码04。

5.中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值,便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等),编号时数字代码05。

6.学校根据特殊需要,通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品,编号时数字代码06。

7.反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等(样品),编号时数字代码07。

8.其他有保存价值的实物材料,编号时数字代码08。

(三)不归档的材料

1.不能反映本校工作、活动的,无收藏价值的实物档案。

2.专业用品、设备器材以及具有科研价值的礼品。

3.食品类、动植物类等不宜长期保管的实物。

三、立卷与归档流程

(一)形成积累

1.学校各院、部、处、馆、中心等单位均为立卷单位,分工立卷归档。

2.各立卷单位的档案人员,应根据湖南城市学院实物档案归档范围,定期做好各项材料的收集和征集工作。

3.各立卷单位接受档案馆的业务指导,对收集、征集来的实物进行整理、立卷、归档。

(二) 整理组卷

1.实物档案的整理与标识应严格按照归档要求、分类标准执行。

2.奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。

3.字画和纪念品归档时应附清单及说明,内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份,同时进行电子目录归档并上传实物档案照片。

(三)归档验收

1.归档时交接双方应办理交接签字手续,填写《实物档案归档信息表》(附件1),做到一物一表。

2.移交档案时交接双方必须当面检查验收。

3.移交时,应填写移交目录;移交目录一式两份,交接双方各执一份备查。

四、管理

(一)分类编号

1.根据实物档案形成的特点,编制档号。

2.实物档案档号=实物类别+案卷号

(二)编目

1.制作档号标签。在标签上填写每个实物的档号,分别对应贴在实物档案的醒目位置。

2.编写实物档案目录,按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写。

3.登记实物档案总目录。

五、利用

(一)档案馆要充分发挥实物档案的作用,开辟专门的实物档案展室,有效开展利用工作并应对实物档案实施数字化处理,提供网上利用。

(二)实物档案入库后,不得赠送、调拨、交换、出售。

(三)凡移交实物档案的单位,在庆祝、纪念、展览或科研等活动中,可以利用本单位已移交进馆的实物档案并享有优先使用权。除移交单位、档案馆以外的单位使用实物档案照片和文字资料的,须经移交单位和档案馆负责人审批。

(四)利用实物档案原则上只能使用照片或复制件,一般不得外借。如遇特殊情况确需使用实物档案原件,应写明利用目的,填写《实物档案借用审批表》(附件2),经移交单位及档案馆负责人审批后,方能办理借用手续,并填写《实物档案借用登记表》(附件3)。

(五)借展单位必须确保实物档案的安全并按期归还。归还实物档案时,管理人员应对归还的实物档案仔细检查,检查无误后方可签字收回并立即入库。如发现问题应及时报告档案馆负责人,进行补救并追究责任。

六、实物档案工作人员岗位职责

(一)认真贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规,制订和完善实物档案工作的各项管理制度。

(二)负责实物档案的征集、整理、编目、保管、鉴定等工作。

(三)积极做好建立实物档案工作的宣传工作。

(四)按照《湖南农业大学实物类档案工作规范》,认真做好实物档案的组卷和归档工作。

七、附则

(一)本规范自2013年7月1日起实施。过去关于实物档案工作规范与本规范不一致的,同时废止。

(二)本规范由学校负责解释,具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。

附件【附件1实物档案归档信息表.doc已下载
附件【附件2实物档案借用审批表.doc已下载
附件【附件3实物档案借用登记表.doc已下载
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