根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）、《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002）等法律法规，为适应学校信息化建设需要，规范学校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，结合我校实际，特制定本办法。

一、电子文件的收集

（一）电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照纸质档案归档范围执行。需要归档的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

1．文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式，收集用WORD、EXCEL、PowerPoint等文字处理工具生成的电子文件，归档后，档案馆要用软件转为通用格式保存。

2．图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3．图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4．影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5．声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6．超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7．数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8．计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件，原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

文件格式代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。

（二）电子文件载体类型

存储电子文件的主要载体有光盘、磁盘、磁带、闪盘、硬盘、网络存储器等类型。

二、归档与鉴定

（一）归档

电子文件的归档中的文本文件采取实时归档，其他可定期归档。电子文件归档过程可以先做逻辑归档，再实施物理归档，也可以直接进行物理归档。

1．实施电子文件逻辑归档的基本要求有：

①电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。

②档案馆电子文档管理员要会同各单位计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

③网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

④归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

⑤局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

⑥电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

⑦各单位更新设备时，要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案馆移交归档。

2．实施电子文件物理归档的基本要求有：

①各单位档案员要根据本单位纸质档案归档范围与本单位电子文件管理员共同制定本单位电子文件的归档范围与归档计划。

②电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

③各单位办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上，载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，如要保密还要标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

④特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。

⑤电子文件承办人在向本单位电子文件管理员归档时，应以磁盘为单位填写《归档电子文件登记表》，与盘片一同交给电子文件管理员归档。

（二）电子文件鉴定:电子文件鉴定工作应在档案馆业务指导人员会同电子文件形成单位的工作人员协同开展。

1．电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，对电子文件内容、结构、可读性的技术鉴定以及确定电子文件的密级、归档范围和划定保管期限等。

2．归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3．电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4．电子文件保管期限和密级的划分工作应参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

三、移交与接收

（一）电子文件的形成部门应及时将归档的电子文件移交到档案馆集中保存，采用纸质档案和电子档案同步归档的“双归制”。

（二）档案部门接收归档的电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格的方可办理移交手续。对于网络归档的电子文件，档案馆应及时做好载体备份。

（三）接收载体归档的电子文件时，应重点检查以下项目。

1．载体有无划痕，是否清洁。

2．有无病毒。

3．核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。

4．核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

5．对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验。检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《高等学校归档电子文件登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份存电子文件形成单位，一份存档案馆。

四、电子文件的整理

档案馆应按照电子档案管理方法对接收进馆的电子文件进行分类、整理和编目。

（一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局《归档文件整理规则》进行整理。

（三）电子文件的分类方案按《高等学校档案实体分类方案》编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

文件格式代码为：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；D-数据库文件；P-程序文件等。电子文档编号方案为载体编号—文件件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和简要的检索工具。其基本著录项目包括：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

五、保管、统计与利用

（一）档案馆应对电子档案制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

（二）以载体保存的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题要及时采取恢复措施。

（三）电子档案保管应至少于每5年转存或迁移一次。原载体同时保留时间不少于2年。

（四）电子档案的复制与迁移分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

（五）磁性载体上的归档电子文件，每4年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。

（六）保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

（七）提供网络化利用的电子档案应随着档案管理信息系统功能的扩充及其设备的更新，及时做数据迁移和转换，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

（八）归档电子文件的利用

1．封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

2．电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

（九）电子文件的保管期限参照国家、教育部和学校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期的电子档案需销毁时，由有关部门和档案馆审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

（十）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

（十一）档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

六、附则

（一）本规范自2013年7月1日起实施。过去关于电子文件类档案工作规范与本规范不一致的，同时废止。

（二）本规范由学校负责解释，具体执行中的问题咨询由档案馆负责答复。