为进一步提高档案管理和服务的水平，更加有效地保护和利用档案，充分发挥档案工作在教学、科研、管理、服务以及其它各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际情况，就加强档案工作，提出如下意见：

一、统一思想，进一步提高对档案工作重要性的认识
    档案工作是学校管理工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础性工作，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。尤其是我校面临本科教学工作水平评估，丰富的档案资源是搞好评估工作的基础和前提。充分有效地开展档案工作，无论在总结教育工作经验，探索、掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都具有十分重要的作用。

学校档案部门要本着对历史负责、对学校负责、对广大教职工负责的原则，充分认识新时期档案工作的重要性，立足于学校长远发展大计，紧紧围绕学校中心工作，扎扎实实地搞好档案各项建设和服务工作，加强对档案工作的宣传，特别是档案法律法规的宣传，让全校师生员工了解档案工作的内容和意义，形成“人人关心档案、人人支持档案工作”的良好氛围。广大专兼职档案员要进一步增强做好档案工作的责任感和紧迫感，增强开拓创新能力和主动服务意识，认真收集保存好第一手资料，为学校做好详实的历史记录，积极开发利用档案资源，为学校各项工作提供更加便捷的服务。

各单位要切实加强对档案工作的领导，解决档案工作所需的人、财、物问题，把档案工作列入单位整体工作之中，纳入单位年度工作计划和发展规划，做到有计划、有布置、有检查、有总结。

二、成立档案工作组织机构，构建权责明确的档案工作体系

为进一步加强学校档案管理与档案信息化建设，使档案工作适应学校快速发展的步伐，学校成立了档案工作领导小组，负责督促档案法律法规和各项规章制度的贯彻落实，对各单位档案工作进行监督、检查和考核，研究决定档案工作的重大事宜，审议通过档案工作计划、总结等。

在档案工作领导小组统一领导下，按照“政治强、作风好、业务精”的要求，进一步加强档案部门队伍建设，不断提高专兼职档案员的思想政治素质和文化业务水平，以更好地发挥档案部门的服务功能，提高工作效率。

各单位要指定一名领导分管本单位档案工作，设置职责明确的兼职档案员，负责在档案部门指导下对本单位档案进行收集、整理、立卷、移交、保管等工作，按照《湖南城市学院档案管理办法》湘城院政[2005]34号文件的要求，在规定时间内向档案室移交档案。当各单位领导和兼职档案员发生变动时，须办理有关档案交接手续,并报告档案室。

三、加强制度建设，做到规范管理
    建章立制，是档案管理规范化的重要途径之一。学校要围绕收集、管理、利用三个基本环节，加强档案工作制度建设。档案部门要建立健全档案工作规章制度和岗位责任制，编制出学校各单位归档目录、保管期限、整理规范、技术要求等方面的资料，以便有效地指导和检查。   

学校要定期召开档案工作会议，通报各单位档案工作完成情况，认真总结各年度档案工作具体情况，通过实例分析，找出不足并及时加以改进。在档案工作定期检查的基础上，积极开展各单位的互观互检，形成档案检查工作的长效机制，进一步促进档案工作的正常发展。在继续建立健全档案工作各项管理制度的同时，严格执行档案工作制度，使档案管理规范化、标准化、制度化，实行依法治档。从2007年起各单位年度内档案整理、移交考核情况，将纳入学校年终目标考核（具体细则见附表），作为本单位年终评先、评优的依据。

四、优化专兼职档案员队伍，不断提高档案管理水平

建设一支高素质档案工作队伍，是做好档案工作的基础。学校将加大专兼职档案员的培训力度，每隔两年定期举办一次专兼职档案员培训班，组织他们进行业务学习，形成合作交流机制。保证专兼职档案员持证上岗和按规定接受继续教育。学校为专兼职档案员提供外出学习机会，开阔眼界，拓展思路，尽快提高档案工作水平。规范档案系列职称评审工作，积极支持和鼓励直接从事档案工作的人员参加职称评定，同时将档案管理职责明确列入兼职档案员岗位职责。要关心档案员的工作和生活环境，充分调动广大档案工作者热爱档案事业、做好本职工作的积极性、主动性和创造性，努力建设一支相对稳定的专兼职档案员队伍。

五、加强档案部门设备设施建设，保障档案工作正常开展

学校将进一步加强档案部门设备设施建设，把档案设施建设列入学校基本建设总体规划，配置足够的档案库房，并留有发展余地。库房内应配备与保管条件相适应的空调机、去湿机以及防虫、防火、防盗报警等设备；对于声像、实物、电子文件等有特殊保管要求的档案，专门设计库房，以延长它们的存放时间。同时，要从档案工作实际出发，按需配置计算机、打印机、高速扫描仪、数码照相机、摄像机等设备，以提高工作效率，保证各项工作的正常开展，努力把档案部门建成学校重要档案的保管基地和服务利用中心。

六、加强档案信息化建设，逐步实现档案管理现代化

随着学校信息化进程的加快，大量电子文件的产生，档案载体也在发生着变化，档案实体管理、信息管理须适应新形势的发展要求，及时作出调整。学校一定要加大经费投入，按步骤、根据实际情况逐步到位，把档案工作的信息化建设抓起来。档案部门应加强电子文件归档管理，加快档案信息数字化进程，利用学校网络平台，加强档案信息资源的网上查询与利用。

要把档案信息化建设纳入学校信息化建设管理范畴，减少资源浪费，早日实现档案资源共享。积极利用学校实践课机会或设立勤工助学岗位，让学生参与档案的整理、录入等工作，以尽快建立档案信息资源库。

在实施档案现代化管理过程中，应严格执行国家有关安全保密的规定。档案部门要按照国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002]8号）中的规定，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证电子文件的真实、完整、有效。

七、加强对学校呈办的对外学术性交流活动材料、及各单位实物、声像档案材料的收集

学校对外重要的学术性研究活动材料是反映学校社会影响和声誉的重要内容，也是本科教学水平评估考核的指标点，我校对这部分活动材料的收集，实行谁牵头谁负责收集制，纳入年终目标考核。同时，各部门应明确专人，加强对本单位各种不同载体形式的档案材料的收集管理，如照片、实物、奖状、奖杯等，实现档案载体形式多样化。学校重大活动的照片由宣传部负责收集整理；所有毕业班学生的照片由学生处负责收集整理；其它单位的实物、声像档案由形成单位移交。

八、加大经费投入，为档案工作的开展提供可靠的资金保障

学校为档案工作立档案专项经费，并将其列入学校财务预算，统筹安排，并在稳定的基础上逐年有所增加。各单位应从本单位经费中划拨一定比例作为档案工作经费，以保证本单位档案工作的正常开展。为保证档案装具规范化、统一化，各单位归档时使用的档案装具由档案室统一提供，相关费用列入档案室经费预算。

九、积极开展档案管理的研究工作，创新机制，做好服务

档案工作的根本目的是利用，档案部门要紧紧抓住“利用”这一重要环节，围绕学校中心工作，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索。档案员应积极申报相关研究课题，对档案学深层次问题进行深入而系统的研究。要依托学校信息化建设，进行档案计算机管理的探索和运用，加快档案管理的数字化、信息化和网络化建设。主动提供档案信息资源，为学校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务，并不断提高档案工作服务的及时性、针对性和有效性。

附件：湖南城市学院各机关处室、院、系、部2007年档案工作目标管理评分细则

 

   

湖 南 城 市 学 院

二○○七年四月十八日

湖南城市学院各机关处室、院、系、部

2007年档案工作目标管理评分细则

 

根据湘城院政[2005]34号文件精神，结合学校本科教学工作水平评估工作的实际需要，为督促各部门高质、高效、按时完成本部门档案工作任务，特制定如下目标管理评分细则。

1、领导机构健全，人员、制度落实。（分优、良、差三等分别给予10分、7分、4分）    此项占总分的 10 %

2、积极参加综合档案室组织的会议及业务学习，不迟到、不早退。（缺一次扣5分，迟到或早退一次均扣2分）    此项占总分的10%

3、按时上交本部门年度内应归档移交的各类档案（含纸质、电子、声像、实物档案）。（分优、良、及格、差四等分别给予30分、24分、18分、12分）    此项占总分的30%

4、档案材料齐全、完整，分类准确。（分优、良、差三等分别给予20分、15分、10分）    此项占总分的20%

5、档案材料质量符合要求。（分优、良、差三等分别给予10分、8分、5分）    此项占总分的10%

6、档案目录和案卷标题拟写规范，归档章、保管期限、备考表填写准确。（分优、良、差三等分别给予20分、15分、10分）    此项占总分的20 %

 

 

 

湖南城市学院档案领导小组

二〇〇七年四月十八日