湖南城市学院各单位2016年归档工作指南

 

一、各归档单位档案工作职责

（一）分管领导职责

1、贯彻执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章，规范本单位档案管理行为，教育本单位教职员工不断增强档案意识，提高档案工作水平。

2、加强对本单位档案工作的领导，建立健全本单位档案工作规章制度，把档案工作纳入各科（室）和兼职档案人员的岗位职责，并作为年度工作考核的一项重要内容。

3、保障兼职档案人员完成年度档案工作所必需的工作时间和条件，支持兼职档案人员参加档案业务学习和岗位技能培训。

4、按照“纸质文件与电子文件同步配套归档”的工作要求，督促兼职档案人员按时完成归档工作任务，确保归档文件的完整性、准确性和系统性。

    5、负责本单位年度归档案卷质量的审核和把关工作。

6、加强对本单位网上档案信息利用的安全监督，提高兼职档案人员档案工作安全保密意识。

（二）兼职档案员职责

1、认真学习并执行国家和学校的档案工作法规、政策及规章制度，积极参加档案业务学习和岗位业务技能培训。

2、主动接受学校档案馆的业务指导和督促检查，负责本部门应归档文件材料的收集、整理和立卷归档工作，按照学校档案馆要求按时完成归档任务，确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

3、加强案卷整理工作，努力提高归档质量。对本单位年度应归档的文件材料要编制页号、编制卷内目录、拟写案卷题名、去钉、装订，送交本单位分管领导审核无误后，再移交学校档案馆。

4、坚持使用数字档案管理系统开展网上立卷工作，做到纸质文件与电子文件配套归档。对于非保密文件应挂接相应的电子版文件，对于保密文件应实行脱机报盘归档。

5、严格执行学校关于网上档案信息查询利用的各项规定，妥善保管本单位数字档案管理系统的用户名及密码。

 

二、文件材料归档范围及保管期限

各归档单位参照《湖南城市学院各单位文件材料归档范围及保管期限规定》归档，开展本单位应归档文件材料的收集整理、立卷归档工作。

备注：上述《归档范围》及该指南中出现的其他文件材料均可以在档案馆的网站上浏览或下载。

 

三、收集整理、立卷归档工作流程

（一）收集

按照归档范围，一要做好文件材料的平时收集积累，按类保存；二要在归档前按照归档范围到各部门、科室、课题组收集齐全应归档的文件材料。

（二）初步立卷

在立卷前，先对收集的文件材料进行归档判断，即对照本单位归档范围判断该文件是否应归档，剔除不需归档的文件材料，再进行初步立卷工作。初步立卷分为：分类—排列卷内文件材料—组合立卷三个步骤。

1、分类：一按年度（按文件的形成年度分开）；二按问题（按其内容所反映的问题、事件分开）；三按保管期限（按照规定的不同保管期限分开）。

2、排列卷内文件材料：一般要文字材料在前、图样在后。文字材料按问题、时间或重要程度排列，密不可分文件材料的应放在一起，其排序为：批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发件在前、原件在后等。

3、组合立卷：对已分类的文件材料实行组合定卷，分年度、按内容、事件等组卷，每卷一般不超过200页。

立卷注意事项：

（1）跨年度的规划、计划，归入开始年度。

（2）跨年度的总结、报告，归入最后一个年度。

（3）跨年度的会议记录，归入会议闭幕年度。

（4）各种案件的材料放在结案的一年立卷。

（5）长远规划放在针对年的第一年立卷。

（6）内容涉及到两年以上的报告、总结、报表放在针对年的最后一年立卷。

（7）法规性文件放在公布或批准生效的一年立卷。

（8）跨年度的请示与批复，来文与复文，放在批复或复文的一年立卷。

（9）未办完的文件，可以酌情转入下一年度立卷。

（10）组卷时必须检查每一份文件是否齐全，如发现缺少应查找补齐，无法查到的，应在备考表上加以注明。

（11）检查每一份文件材料有否落款（包括：部门、单位公章、起草人姓名、主管领导签名、定稿或发布的日期等）。

（三）审卷

预约档案馆工作人员对本单位的文件材料收集立卷工作进行审卷，联系电话：6350426，联系人：于应华。

（四）编制页号、填盖归档章

审卷合格后对卷内文件按照顺序打页码，案卷封面、卷内文件目录和备考表不编入页号之内。凡有文字的页面都要编制页号，页码从1开始，打印页号位置：正面在右下角，背面在左下角。

以件为单位装订的文件，在每份文件的居中位置或右上角加盖档号章，并填写其中各项。

（五）拟写案卷题名

在数字档案管理系统中录入案卷题名。案卷题名是卷内全部文件材料名称的集中概括，应能揭示出卷内文件的成分和内容。一般案卷题名基本结构主要包括“作者+问题+文种”，字数不超过50字。其中，作者即卷内制发文件的单位或个人（要写全称）；问题即卷内文件的内容，属于同一个或同一类性质问题的，可以概括标出，属于几个问题的，应按照卷内问题的排列顺序标出；文种即卷内文件种类的名称，如“决定”“通知”“报告”“总结”等，通常它能反映出文件内容的性质。其他案卷的标题结构应立足“扣题”原则。

（六）著录

在数字档案管理系统中录入《卷内文件目录》，该目录必须录入完整信息以便于查询。（如《关于***等职务任免的通知》，在录入时必须将“等”字后包括的人名全部录入。）确认无误后打印2份，1份放在卷内文件材料的前面，1份交档案馆。

（七）填写《卷内备考表》

该表应手工填写。其中：本卷情况说明应填写卷内文件缺损等情况；立卷人填写本卷的责任者，即该卷移交人；检查人填写案卷形成单位档案工作负责人；立卷时间为文件材料移交时间。

（八）去钉、装订

1、去钉：案卷装订前需去掉卷内文件上的金属物，残破文件应当修补，大张文件需要折叠成手风琴式，小纸张文件要张贴在与整卷文件相仿大小的纸上。

2、装订：按照卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表的顺序排放好后打孔装订或用装订夹逐件装订。装订原则上以右方、下方平齐（但必须确保所有纸张都装订），装订线一律放在案卷左边，线绳要勒紧、结牢。此外，还要注意纸张不倒置，不脱漏，不要把字迹打掉。

（九）分管领导审核

归档部门分管领导审核归档案卷质量，并在《卷内备考表》的检查人栏签字。

（十）填写《档案移交目录》、移交归档

    1、移交时间：党群、行政、外事及声像、实物档案，请于2016年6月30日前移交归档。科研、出版、基建、财会、设备档案, 请于2016年9月30日前移交上一年度应归档材料。教学、学生类档案，请于2015年10月30日前移交上一教学年度的归档材料。

    2、移交手续：打印《档案移交目录》一式两份，向档案馆移交档案时，双方在两份移交目录上签字，各存一份。

备注：

1、以上流程为纸质档案收集整理、立卷归档的一般程序，在实际操作中，可以根据需要适当调整工作流程。

2、以上对每步流程的说明只是适用于一般情况。对于各归档单位的具体操作规范，各归档单位可以在《湖南城市学院各单位文件材料归档范围及保管期限》先找到需归档文件材料的档案类别，对照具体细则开展立卷归档工作。

 

四、归档要求

1、各单位应根据本单位归档范围，将具有保存价值的文件材料的原始件收集齐全，做到既不遗漏、短缺，又不重复。

2、各单位应按照“南大之星”档案管理系统要求，在该系统中录入案卷题名和卷内目录，并挂上电子原文，做到纸质文件和电子文件双轨制归档。

 

五、归档工作考核

根据《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）第六章第三十九条，对于归档及时、归档完整的部门、个人进行表彰奖励和年底网上公示；对不按规定及时归档，归档材料不齐全，经档案人员催档后仍拖延不归的，进行批评，采取年底档案工作情况网上公示，情况严重的，提请学校有关主管领导处理。同时，我馆将把此次归档情况作为年底对各单位档案工作考核的重要参考依据。

 

六、联系方式

1、档案馆业务指导：联系电话6350426，联系人：于老师。

2、数字档案管理系统：联系电话15197705027，联系人：罗老师。