为做好2009届毕业生学籍材料归档工作，确保2009届毕业生学籍材料完整、准确、规范、及时归档，现将有关事项通知如下：
一、归档内容及要求：
毕业生学籍材料归档的主要内容：毕业生单人卡片照；成绩单；毕业生名册和学位授予名册，毕业生电子注册名单及毕业证书复印件、学位证书复印件；学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；大学生英语、计算机、普通话等级考试成绩；学生毕、结业清册；补具毕业证书材料、记录。具体安排如下：
1、照片类：凡2010年毕业的全日制本、专科学生应有个人纸质照片归档；归档的毕业生个人照片应为2寸彩照，反面需标明班级、专业、姓名和学号，并将每个人的照片以班为单位按学号顺序装好袋（相袋的插口面为照片正面）。
2、教务类：代码JX14，包括学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；大学生英语、计算机、普通话等级考试成绩。保管期限均为：长期；
3、成绩类：代码JX14，包括新生入学登记表；毕、结业学生成绩。保管期限：永久； 开始盒号：第400盒。
说明：①、各类应届毕业生（普教、成教）和结业生都必须有成绩总表归档，并且应做到纸质件与电子件双轨制归档。需要补修补考的毕业生和结业生，待其补修补考完后，必须将最后的成绩总表归档置换原归档的成绩总表。②归档的纸质件毕业生成绩总表，必须确保毕业生人数齐全，姓名准确无误，所有成绩总表各科成绩真实有效。电脑难打印出的姓名，应通过手写完成，打印件必须字迹清楚，格式统一，并加盖公章，所盖印章要规范、清晰。③归档的纸质件毕业生成绩总表，要以班为单位组卷，按学号顺序排列并打印页码，同时打印全班学生名单总表附在卷首。
4、证书类：
A、代码JX14，包括各类毕业生名册和毕业生电子注册名单及毕业证书复印件；学生毕、结业清册；补具毕业证书材料、记录；保管期限：永久；开始盒号：第463盒。
B、代码JX16，包括学位授予名册和学位证书复印件 保管期限：永久。
说明：归档章的位置必须是纵向文件的右上角或横向文件的右上角，并且盖正，填写准确；
归档章
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（全宗号）
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（年度）
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（室编件号）
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（机构或问题）
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（保管期限）
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（馆编件号）
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归档章填写样式
归档文件目录的题名格式必须写成“xx院（系）xx专业xx班级xx同学的毕业证书复印件”；或“xx院（系）xx专业xx班级xx同学的学习成绩”等。
二、归档时间
归档起止时间为2010年9月1日至10月31日。
湖南城市学院档案馆
二〇一〇年六月十一日
