关于做好10周年校庆材料归档工作的通知

各机关处室、二级学院：

    10周年校庆已圆满落幕，学校档案馆拟将10周年校庆建立一个校庆专题档案以备后查，现将有关事项通知如下：　　

一、校庆档案的归档范围　　校庆档案是开展庆典活动前后各单位产生形成的各类有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文字材料（含电子及其他载体的文件材料）和实物。

具体内容包括：

序号                         归 档 范 围                     保管期限

1 校庆活动请示与批复 永久

2 关于开展校庆活动的决定、通知及庆典方案、公告、计划、总结、会议纪要、会议记录等文件材料 永久

3 学校校庆活动安排汇总表 永久

4 庆典大会的会议程序、主持词、各级领导和代表讲话稿、主席台座位图、会场坐席分布图、会场设计布置方案等所有相关材料 永久

5 重要的贺电、贺信、题词、往来函件等所有相关材料 永久

6 参加校庆活动的校友名单、邀请及报到情况、各种分类统计表等所有相关材料 永久

7 参加校庆活动的来宾名单、邀请及报到情况、各种分类统计表等所有相关材料 永久

8 参加校庆活动的媒体记者名单、邀请及报到情况、 永久

9 参加校庆活动的重要嘉宾名单、邀请及报到情况 永久

10 教育发展基金会所有相关资料（捐赠名单、数额统计、捐赠报道等） 永久

11 学校及学院庆祝活动的画册、宣传片、宣传展览资料（含样品实物及电子版） 永久

12 校庆期间各单位自行组织的学术活动、讲座、系列群体活动等所有相关材料 10年

13 各单位与校庆有关的文字、图表、标识、声像、实物等材料 视情况定

14 学校及各二级学院自行组织的庆典大会、文艺晚会等活动节目单、设计方案等所有相关材料（含电子文件、照片和声像文件） 30年 15 校庆期间所接收的捐赠礼金、礼品清单等相关统计材料 永久

16 学校及学院为校庆编辑出版的出版物（书刊、杂志、报纸等相关材料（含电子版）） 永久

17 校训石所有材料（宣传部） 永久

18 各新闻媒体对我校校庆活动的宣传报道材料（原件、复印件、电子版） 永久

19 校庆纪念品设计、制作图及说明，纪念品发放等全过程资料及所有纪念品的样品、实物及电子版 永久

20 校庆活动期间电视、网络、通讯等相关材料（电子版） 永久

21 来宾用餐计划及实施方案等相关材料 30年

22 校庆期间接待工作相关材料 30年

23 校庆活动筹备工作方案 30年

24 校庆题词、纪念册 永久

25 校庆工作简报 30年

26 校庆宣传口号、标语 永久

27 校庆工作经费预算方案 30年

28 校庆期间照片、影像资料 永久

29 校领导走访校友资料 永久

30 学校1970-2012年毕业生统计数据相关资料 永久

31 校友录纸质及电子材料 永久

32 各学院的简介画册或资料 永久

33 外单位赠送的有保存价值的礼品、纪念品以及社会知名人士赠送的礼品、题词或登记册 永久

34 校庆活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 30年

35 材料其他有价值的材料

备注：以上文件材料凡有电子文件的均应将电子文件拷贝归档（文件名即文件标题）请各单位近日将本单位的校庆文件材料预立卷后交由档案馆进行分类并归档。

二、注意事项为更加真实、生动地反映校庆活动的历史原貌，各单位在收集纸质文件的同时，须将各类载体电子文件进行收集、归档，实行纸质档案和电子档案同步归档。

移交地点：档案馆    联 系 人：于应华、易婵娟      联系电话：6350426

                                               湖南城市学院档案馆

                                                      2013年1月9日