湖南城市学院馆藏档案为本校教学、科研及校务管理提供服务，也为社会提供相关服务。为确保查、借阅档案安全保密，特作出如下说明：

一、档案查阅

1、文书、基建、科技、设备等类档案，原则上各部门只能查阅利用本部门上交档案。但可公开的文件及教职工本人业务档案、科技档案材料，教职工可来档案馆或通过档案馆网站查询、调阅。不能公开提供利用的档案材料，包括涉及到知识产权的科技成果、产品档案；基建档案；涉及到安全保密的文件及会议记录等材料仅限校内公共事务利用，并需要事先在档案馆网站下载《湖南城市学院档案查阅申请表》，按规定填好相关查阅事项，由申请部门领导签字，报立卷部门和处室分管领导同意，并加盖单位公章送档案馆核实后，档案馆工作人员方可提供查阅。

2、教学类档案查阅使用分两种情况

第一种，办理学籍材料。办理者须出示本人身份证，代办人除出示本人有效证件外，还应出示委托人的授权委托书及委托人身份证、学历/学位证复印件。档案馆不提供学籍材料翻译服务，由学生在档案馆复印原始学籍材料后，根据档案馆提供原始学籍材料自行翻译，由公证机关对英文材料的真伪进行公证。档案馆不对翻译材料提供核实盖章服务。

第二种，学历、学位证明及认证。凡来我馆核实学历、学位证的单位或个人，需携带本人有效身份证、单位介绍信及学生学历、学位证书清晰复印件， 办理相应登记手续后,档案馆工作人员方可办理。若委托他人办理,除需以上材料外还需代办者出示本人身份证及当事人的授权委托书。凡是毕业证出生年月、姓名与身份证不符的必须提供本人录取当年的户口迁移相关存根，档案馆核实后，方可办理证明。

3、会计档案查阅使用也分两种情况

第一种，查阅已经移交档案馆的会计档案，除审计、取证等原因外，原则上只能由计划财务处相关会计档案管理人员查阅，因特殊原因确需查阅的，除填好《湖南城市学院档案查(借)阅申请表》相关事项签字盖章外，还须在计财处获取所查会计档案具体编号，并由计划财务处相关会计档案管理人员陪同查阅。会计档案查阅只能在档案馆指定工作人员的陪同下查阅所需要内容，不得翻阅与所查内容无关的档案，凡不宜公开内容的案卷资料不得随意传播和扩散，未经批准，不得私自摘抄、复印、拍摄、传阅。

第二种，上级有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案，须出示单位介绍信及查阅人有效身份证件，经校长和学校财务主管领导批准。

另外，查阅以上各类档案时均不得勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损档案，对故意损坏档案者，档案馆一经发现将上报学校领导，依据档案法视情节轻重予以处理。查阅者需摘录、复制档案，一律由档案工作人员批准，摘录、复制的内容经档案工作人员核对无误，加盖档案馆公章后，与原件具有同等效力以资证明。对重要的或密级的档案需要摘录、复制，须经办公室主任或有关校领导批准。利用者用毕档案后，应按要求填写档案查阅登记表。

二、档案借阅

馆藏档案原则上限在馆内查阅，不得借出。如情况特殊，需要借出，本校人员凭所在单位（盖有公章）证明，填写《湖南城市学院档案借出审批单》，须经校长批准。借出档案按期归还，每次借出档案不超过5卷(件)，借期不超过一周，如需延长借用时间，应另办理续借手续。借出档案不得转借、丢失、损坏，违者根据相关规定进行处罚。借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人直接提出，查明情况进行记录，并及时向领导报告。

 

 

湖南城市学院办公室

2016年3月19日