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湖南城市学院档案服务指南
2015-04-15 14:54  

一、学历认证

1.来我馆核实学历/学位的个人,需携带本人有效身份证及本人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,进行认证;若委托他人办理,除以上材料还需代办者出示本人身份证及当事人的授权委托书。

2.来我馆核实学历/学位的单位,须持单位介绍信、来办人员有效身份证及需开具证明材料人学历/学位证书清晰复印件,办理相应登记手续,进行认证。

二、学籍证明材料办理

1.办理者须出示本人有效证件,代办人除出示本人有效证件外,还应出示委托人的授权委托书及委托人身份证、学历学位证复印件。

2.档案馆不提供学籍材料翻译服务,由学生在档案馆复印原始学籍材料后,根据档案馆提供原始学籍材料自行翻译,由公证机关对英文材料的真伪进行公证(注:档案馆不对翻译材料提供核实盖章服务)。

三、学历学位证补办

档案馆不能直接补办相关毕业证明,但在补办学历学位证之前,可申请复印新生录取表及毕业生名册,到相应部门办理,统招本科生到教务处学籍科补办,成教自考生到学校继续教育学院办理。

四、校内公务查档

校内公务查档仅限校内公共事务查询,需要事先在档案馆网站下载《查(借)阅档案呈报表》,按规定填好相关查阅事项,由部门第一负责人或处室主管领导签字,加盖单位公章并经档案馆领导审批后方可按公务查档方式查阅。

五、会计档案查阅

1.查阅已经移交档案馆的会计档案须首先在财务处获取所查会计凭证的凭证号,并在相应会计凭证号清单上加盖财务处凭证号提供科室公章。

2.查阅有关本人的会计档案,须持加盖财务处公章的凭证号清单及个人有效身份证件查阅。

3.查阅本单位会计档案须持加盖本单位公章并经单位负责人签字同意的《查(借)阅档案呈报表》,并提供人个有效证件进行查阅。

4.除党政办、审计处、监察处、财务处、出于审计、取证等需要可以查阅其他部门会计档案外,其他部门只能查阅本部门的会计档案。

5.上级有关部门出于审计、取证等需要查阅会计档案,须经校长或学校财务主管领导批准,并出示单位介绍信及查阅人有效身份证件。

6.会计档案一般不得借出,如有特殊需要,须持加盖本单位公章并经校长签字同意的《查(借)阅档案呈报表》。会计档案只允许在档案馆指定阅览范围内查阅,不得翻阅与所查内容无关的档案,凡不宜公开内容的案卷资料不得随意传播和扩散,未经批准,不得私自摘抄、复印、拍摄、传阅。

六、档案外借

馆藏档案原则上限在馆内查阅,不得借出,如特殊需要借出,本校人员凭所在单位(盖有公章)证明,填写《湖南城市学院档案借出审批单》,须经校长批准。借出档案按期归还,每次借出档案不超过5卷(件),借期不超过一周,如需延长借用时间,应另办理续借手续。借出档案不得转借、丢失、损坏,违者根据相关规定进行处罚。

 

湖南城市学院办公室
2015年3月25日

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