1、根据省教育厅湘教发[2004]38号文件第11条：“档案不得交由本人自带或管理”，所有毕业生档案都通过邮政特快的形式邮寄，或由所在国有企业、事业单位人事管理部门出具介绍信和调档函派专人领取。

2、根据湘价函[2008]79号《湖南省物价局关于大中专学校学生信息咨询与就业指导中心收费问题的批复》：凡需邮寄档案的往届毕业生，调档前需交清档案托管费用3元/月后才予邮寄档案（毕业后2年内，免收档案托管费）。

3、应届毕业生的档案转接工作一般在每年的7月份开始，档案馆根据招生就业处转交的应届毕业生报到证和调档函，统一邮寄档案，其中私有企业单位没有保管档案的能力不予邮寄档案。

4、未统一邮寄的毕业生档案，请携带或传真或邮寄调档函或者报到证及身份证复印件到湖南城市学院档案馆毕业生档案室办理。调档函或报到证上请详细注明专业、班级、学号、联系电话。

5、档案馆传真电话：0737-6111806。如身在异地，可将调档函、身份证复印件用特快专递的方式邮到我馆，我馆收到调档函后邮寄档案。