根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定学校档案分类方案，作为今后学校各类档案分类的依据。

一、类目的划分与标识

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，将全宗内档案分为十五个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

1、DQ党群类：党务、群、团部门形成的文件材料。

2、XZ行政类：各行政职能部门形成的文件材料。

3、XS学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4、JX教学类：教学管理、学籍、学生管理、毕业生就业等方面的文件材料。

5、KY科研类：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的文件材料。

6、JJ基建类：主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料。

7、SB仪器设备类：主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8、CB出版类：主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。

9、WS外事类：主要包括外事工作和外事活动中形成的文件材料。

10、KJ会计类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11、SW实物类：主要包括学校各单位集体和个人受到省级以上表彰获得的各种奖状、奖牌、奖杯以及过期印章等具有保存价值的实体物件等。

12、SX声像类：主要包括学校教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、幻灯片等不同载体的文件材料。

13、TZ图纸类：设计院1990-2007年设计图纸。

14、YW教师业务类：教师职称晋升材料及年度考核表。

15、专题特色档案类：主要包括学校学生助学贷款合同、教学评估、群众路线教育实践活动过程中形成的文件材料。

一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如"XZ"即"Xing Zheng"（行政）的简称。

（二）二级类目的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分。其标识采用“双位制”，如“综合”为“11”,其余二级类目依层次累计为12、13……。

会计类档案依据单位名称设二级类目。如：计财处标识：“KJ-JC”；检测中心标识：“KJ-JCZX”；监理公司标识：“KJ-JLGS”等。

二、档案分类名称和标识符号

DQ 党群

11党务

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检（监察）

13组织

14宣传教育

15统战

民主党派材料入此。

16工会

妇女工作材料入此。

17团委

学生社团材料入此。

18离退休

XZ 行政

11综合

12人事

13审计

14武装保卫

15后勤

16档案、图书

17设计院

18国有资产

19高教所

21网络与信息管理中心

JX 教学工作

全日制本、专科教育

11综合

12专业与实验室建设

13招生

14学籍管理

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生

18教材

成人教育

11-CJ综合

12 -CJ专业与实验室建设

13 -CJ招生

14 -CJ学籍管理

15-CJ课堂教学与教学实践

16 -CJ学位

各教学院、系、部

11-院系代码字母

KY 科学研究

11综合

12科研开发课题材料

13学科建设

JJ 基本建设

11综合

[12] 按单项工程设置类目

SB 仪器设备

11综合

[12] 按仪器设备种类或型号设置类目

CB 出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

WS 外事

KJ 会计

-JC计财处

-JCZX检测中心

-WSS卫生所

-GH工会

-JJH基金会

-JLGS监理公司

-FDC房地产公司

-SJY设计院

-JJ基建

SX 声像

11光盘

12照片

SW 实物

11锦旗

12证书、字画

13奖牌、奖杯、奖状

14钢印

15礼品、纪念品

16印章、

17其它

三、档号的编制

（一）档号的编制原则

档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。

（二）档号的结构、模式和标识

1、档号的结构

档号由保管期限、年度号、分类号、卷号组成。

2、档号的模式与标识

档号模式为：保管期限+年度+分类号+卷号，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各项之间用连接符号“-”连结。

 

 

湖南城市学院档案馆

                                                      2013年4月8日