各学院及各机关职能部门：
    声像档案是高校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌，对历史研究具有重要的参考利用价值，是学校重要的档案资料和宝贵财富。根据中华人民共和国《照片档案管理规范》（GB/TH821-2002）、教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南城市学院档案管理办法》的规定，结合我校实际，现对我校照片档案归档作出如下要求。

一、照片档案的归档范围
    1、反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
    2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片档案。
    3、记录本校召开的国际、国内学术会议等各类重要会议、庆典等重要活动、重大事件的照片资料。
    4、历届毕业生集体合影，民主党派、无党派人士、海内外校友活动，博士、硕士论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训等的照片资料。
    5、记录本单位、本地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
    6、其它具有保存价值的照片档案。
二、照片档案的归档时间和文字说明的编写要求
    照片拍摄后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案馆归档，或随其它载体档案一起归档。归档的数码照片应保证没有经过编辑，像素应在300万以上（2048 * 1536），重大活动的照片在活动结束后两个月内归档，照片归档时间一般不应跨年度。
    1、文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
    A.事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
    B.时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
    C.地点：被摄物所在的具体地点；
    D.人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
    E.背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
    F.摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
    2、文字说明的编写要求
    A.综合运用上述文字说明的六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。
    B.文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；
    C.用阿拉伯数字表示时间。年、月、日用“.”表示。
    例；2003年3月22日写作2003.3.22.
    3、总说明和分说明
    A.一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
    B.凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明。

三、照片档案的归档要求
    1、归档的照片，必须对学校和社会当前及长远具有参考价值和凭证作用。
    2、归档的照片原则上应为原件，以确保其原始性。照片经过修改的不能作为档案归档。
    3、数码照片档案在向档案馆移交之前应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片档案的移交和接收工作可在网络上进行，但必须履行移交手续。
    4、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。
    5、归档的数码照片格式应为TIFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载，归档的数码照片应刻制成光盘保存。 

                                     湖南城市学院档案馆
                                     2013年7月6日