一、归档范围的确定
(一)确定的原则
1.归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。
4.几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件送交主持单位。
5.与国外合作的研究课题，经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。一般归入外事类。
(二)归档的主要内容和重点
1.归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。
2.归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。
3.取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。
(三)不归档的文件材料
1.上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件；
2.上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；
3.未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；
4.重份文件；
5.无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6.非隶属单位抄送的不办，也无参考价值的文件；
7.校内其他单位发来的文件；
8.与校外单位交换来的材料。
二、科研文件材料的部门立卷与归档流程
(一)形成积累
1.课题组长在制订和讨论工作计划安排时，向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法，并指定专人作兼职档案员。
2.学校科研管理部门和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
3.档案部门应深入课题组了解课题进展情况，督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。
4.归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰、签字手续完备。
5.科研管理性文件材料归档一份，科研报告底稿一份，复制稿一份，原始资料全部。
(二)整理组卷
1.坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后，由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。
2.根据科研文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考组卷原则，以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。
3.案卷内关系密切的文件材料要按重要程度排列：鉴定证书在前，现场分析、测试材料在后；正本在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。或按文件材料所反映的对象在工作程序上的衔接关系或隶属关系排列：总图在前，零件图在后；总装配图在前，分系统图在后。
4.拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。
5.填写案卷标题时，拟写的案卷标题应简明、准确揭示卷内的文件材料的内容。课题档案的案卷标题，一般应包括课题名称材料的内容特征及文件材料名称。如果一个课题材料仅组成一卷，可仅以课题名称为案卷标题。
6.课题组组织归档前的鉴定工作，按学校科研档案保管期限表和《科学技术保密条例》，提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见，保管期限分为永久、长期和短期(短期档案不向档案馆移交)，密级分为绝密、机密、秘密三种。
7.《归档说明书》由科研管理部门兼职档案员填写，并放置在课题档案首卷卷首。
8.“备考表”由科研管理部门兼职档案员填写。其“说明”栏可说明有关案卷之间的有关联系，如一项课题分阶段或分子课题进行，形成两个以上成果材料并分别归档的，说明案卷之间的联系。
(三)归档验收
1.学校科技处、社科处和各课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。
2.课题结束或告一段落后，课题组兼职档案员将应归档的文件材料按组卷要求整理好送科技处负责检查归档材料的完整、准确、系统情况并与积累的管理性材料整理成卷并核准保管期限和密级。
3.科技处在课题鉴定后两个月内将课题档案移交校档案馆。某些研究时间较长的项目，按研究工作的自然阶段归档。获奖材料及推广应用材料在其材料形成后及时归档。科研综合材料于次年九月底前归档。
4.重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。
5.归档时档案部门应进行审查、验收，并在成果登记表上签署意见，加盖档案部门专用章。凡归档不完整、不齐全者，学校档案部门拒绝出具证明，科研管理部门不予申报成果。
6.移交科研档案时，要填写移交目录一式两份，连同案卷向档案部门移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。
附件：湖南城市学院科研类档案归档范围和保管期限表
湖 南 城 市 学 院
二〇一一年二月二十一日
