各二级学院、处室及直属单位：

根据学校档案工作安排,2011年档案移交工作现已开始,请各单位近期将2011年产生的归档材料整理组卷，移交学校档案馆。档案馆将于2012年11月对全校各单位档案工作进行全面考核。现将移交有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、2011年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版、财会等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。

2010年1月1日至12月31日期间，学校会计活动中产生的具有保存价值的会计文件材料，均应归档。                  

各单位文件材料归档范围请参照《湖南城市学院档案归档范围和保管期限表》。

2、归档的文件材料包括纸质材料和电子材料及相关的声像材料（如照片、光盘、磁盘等）。

3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

    二、归档要求：

    1、各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。

    2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。

    3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料，正文单位落款处公章盖印完整。

    4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

5、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范。计算机打印的文件材料请使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。

6、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开。

  7、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。

    三、档案的移交：

1、归档验收：

移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。学校将对文件材料收集齐全、立卷规范的个人给予奖励；对文件材料收集不齐、立卷不规范、不及时的单位将给予通报批评，限期整改。

2、移交手续：

归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

3、归档移交时间：

党政管理部门和能按年度归档的部门，请于2012年6月30日前移交归档材料。

教学部门和需按教学年度归档的部门，请于2012年10月30日前移交上一教学年度的归档材料。

科研、出版、基建、财会档案材料, 请于2012年9月30日前移交上一年度的归档材料。

 

湖南城市学院办公室

2012年2月29日