湖南城市学院档案馆是根据《高等学校档案管理办法》的要求，在湖南城市学院原综合档案室的基础上于2009年12月29日升格成立的高校档案馆，副处级建制，挂靠学校党政办公室，下设综合档案室、毕业生档案室两个科室。档案馆的前身湖南城市学院综合档案室是由原益阳师专综合档案室与湖南城专综合档案室合并组建而成。其中，原益阳师专综合档案室于1988年成立，1991年12月晋升为“省二级机关档案室”。原湖南城专综合档案室于1989年成立，1991年12月晋升为“省二级机关档案室”。

档案馆现有工作人员3人，存储库房面积为123平方米， 办公用房面积为100平方米，密集架121立方米，馆藏分3个全宗：益阳师专（1970年-2001年）、湖南城专（1978年-2001年）、湖南城市学院（2002年至今）。馆藏档案分十五个大类：党群类、行政类、外事类、教学类、科研类、基建类、设备类、出版类、财会类、声像类、实物类、图纸类、学生类、教师业务类、诚信类。记录了学校自1970年至今四十七年的历史，馆藏纸质档案25068卷。毕业生档案是于2010年6月从学校招生就业处接管而来的，现存有学校2008年以来未调出的毕业生档案8000多份，毕业生档案去向信息均可通过档案馆毕业生档案管理系统进行实时查询。

档案馆制度健全，管理规范。成立了校级层面的档案工作领导小组，建立了全校性专兼职档案员工作网络，出台了文件《湖南城市学院关于加强档案工作的意见》、《湖南城市学院档案管理办法》、《湖南城市学院电子档案管理办法》、《湖南城市学院党群、行政、外事类档案归档范围及保管期限的规定》等一批政策性文件，制定了《档案馆工作职责》、《湖南城市学院档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《湖南城市学院档案工作考核细则》、《档案库房 管理制度》等档案业务工作制度，为档案工作的标准化、规范化、科学化、法制化奠定了良好的基础。

档案馆十分重视档案管理的现代化、信息化建设，配有多台（套）配置较高的电脑、服务器、扫描仪、打印机、复印机等专用办公设备。库房内配有温控仪、空调、除湿机、密集架、防磁柜、安防监控等专用设施设备。使用“南大之星”档案管理软件系统，组建了档案工作内网，基本实现了馆藏档案资源的存储，检索，利用的信息化。此外，依托学校网站平台建立的档案馆外网子站也已成为一个广大师生员工和社会各界认识城院档案工作，利用城院档案资源的窗口与平台。